努力至上主義者だった僕が日々の業務計画で努力せず同じ結果を出せるようになった手帳術

どうもです!
わだっしーです!

 

今回は
「手帳で業務計画を立てると努力せずとも結果は出る」
という話をしていきます。

業務計画と書いたのですけれども、
たとえ業務でなくとも勉強だったり、
日々の作業だったりにもつかえるので、
生産性を高めたい人によってはプラスになるかなと。

 

僕は元々、かなりの努力至上主義で、
結果のためなら何日も徹夜もいとわない、
というぐらい自分を追い込むのが好きでした。

どんなドMだよw
という感じですが実際にそうだったので
この場で宣言しておきます。ドMです。

で、そんなドMだった僕なのですが、
あるとき努力の限界を感じて、
努力に頼りすぎるのはやめたのです。

努力だけじゃ結果を出せなくなってきたのです。

一人でできることに限界を感じつつも
努力にすがった僕は、
結果的に体を壊し病院通いに。。

ようやくそこで気づいたんですよね。

努力はあくまでも手段に過ぎない。と。

 

そこから本気で努力にすがらず結果を出す方法を考え、
実践してきてたどり着いたのが手帳でした。

色んなタスク管理アプリとか、
業務効率改善のための書籍を読んだりとか、
それを実際にトライ&エラーしたりとか、

色んな事を試したのですが、
結果的に僕は手帳で業務を管理する、
というところに落ち着きました。

 

今回はそんな僕の手帳の使い方をシェアしたいと思います。

手帳でできること。なぜ手帳を使うのか。

なぜ今どきアナログな手帳を使うのか。

それというのも手帳には下記のメリットがあるからです。

  • 手帳は全体を俯瞰してみるのに適している。
  • 手で書くことで一日の作業スケジュールが体にしみこむ
  • 進捗が一目でわかる。
  • 優先度が一目でわかるようになる。
  • タスクの漏れ、無駄が可視化されるので過不足なく作業をこなせる。
  • アプリを使うより可用性が圧倒的に高い。
  • 記録を振り返りやすいので後で改善点を洗い出しやすい。
  • 自分がこれまでやってきたことを振り返ることで自分が昔と比べてどれぐらい成長したのかを把握することができる。

他にもいろいろあるのですが、
かなり主観的になると思うので、
これぐらいでとどめておきます。

それぐらい僕にとって手帳は無くてはならないものだし、
使っているうちに大好きになったツールなのです。

ただ、デメリットもあるのですが、
上記のようなメリットを考えると、
大した痛手にならないデメリットだなと思うので、
そのデメリットについては享受しています。

デメリットとしてはこんな感じ。

  • 持ち運ぶのが多少面倒
  • PCやスマホでやるよりも時間がかかる

これらは一見生産性を下げるように見えるんですけど、
上記のメリットで十分すぎるぐらいに回収できるので、
僕はこれから先ずっと手帳を使うと思います。

 

仕事道具として手帳は最強だと思うし、
結構お金をかけて使っていたりします。

手帳は3万円ぐらいですね。

それぐらいかけても全然おつりがくると思っているし、
カッコいい手帳は持っていてテンションも上がります笑

そういう意味でも手帳にお金をかけるのはおススメですね。

 

では、本題の手帳の使い方に入ってきます。

まずはタスクの洗い出しをするべし

まずタスクの洗い出しをするのですが、
大事なポイントは2つあります。

  • タスクを洗いざらい出すこと
  • タスクを細かく分解すること

これらをするのがまず大前提です。

 

まずはタスクを洗いざらい出します。

今日やり得る作業を思いつく限り、
洗い出します。

例えばこんな感じ。

僕のある日の運用作業スケジュールの例です。
便宜上、チームメンバーの作業タスクについては省略しています。

  • 業務計画を立てる
  • メールチェック
  • タスク整理
  • チーム勤怠管理
  • 朝ミーティング開催
  • 顧客ミーティング
  • チーム作業割り当て
  • チーム作業管理
  • プログラム改修
  • プログラムチェック
  • 試験項目作成
  • 試験実施
  • 試験結果確認
  • 試験結果提出
  • リリース手順書作成
  • リリース手順書チェック
  • リリース手順書提出
  • リリースファイル一覧作成
  • リリースファイル一覧チェック
  • リリースファイル一覧提出
  • 今日の進捗確認
  • 就業前のメールチェック
  • 退社準備
  • 退社

僕がタスクを洗い出す時はこんな感じなのですが、
これは同時に下記の2つをやっています。

  • タスクを洗いざらい出すこと
  • タスクを細かく分解すること

ですが、慣れない人だと下記のようにざっくりした
タスクの洗い出しから細かく分解して、
上記のようなタスク一覧を作るとよいでしょう。

  • 朝ミーティング
  • 顧客ミーティング
  • プログラム修正
  • 試験実施
  • リリース手順作成

 

タスクがざっくりしていることの何が悪いかというと、
作業時間の見積もりが難しいからです。

今日1日でやるべきことが
5つしかないように見えるんですけど、
実際なそれぞれに細かいタスクが隠れていますし、
それを全部含めて作業時間を洗い出すと、
結構難しいんですね。

しかも細かく何をするのか、
というのが明確になっていないので、
作業をしている途中で何をしていいか考えてしまったり、
迷ったりするので生産性を下げることになります。

こういった思考時間を最小限に抑えるために、
始業時にあらかじめやっておけば一気に
作業を進めることができるので
圧倒的な速さを出すことができます。

 

それにタスクの漏れは致命的なので、
それを防ぐという意味合いもあります。

本当にやらなければならないことをやらなかった、
というのはビジネスマンとして失格ですよね。

 

なので、タスクの洗い出しは、
出来るだけ細かく出すということを意識しましょう。

タスクの優先度を決め、徹底的に削る。

次に洗い出したタスクをもとに優先度を決めていきます。

記号で管理するとわかりやすいです。

優先度記号 意味
A 今日絶対にやるべき
B 出来れば今日は終わらせたい
C 明日には必ずやりたい
D 明日以降出来たらいいな

整理するとこんな感じ。

優先度 タスク
A 業務計画を立てる
A メールチェック
A タスク整理
A チーム勤怠管理
A 朝ミーティング開催
A 顧客ミーティング
A チーム作業割り当て
A チーム作業管理
A プログラム改修
A プログラムチェック
B 試験項目作成
B 試験実施
B 試験結果確認
B 試験結果提出
D リリース手順書作成
D リリース手順書チェック
D リリース手順書提出
C リリースファイル一覧作成
C リリースファイル一覧チェック
C リリースファイル一覧提出
C 今日の進捗確認
A 就業前のメールチェック
A 退社準備

で、ここまでやったら優先度C,Dは思い切って削ります。

するとこんな感じ。

優先度 タスク
A 業務計画を立てる
A メールチェック
A タスク整理
A チーム勤怠管理
A 朝ミーティング開催
A 顧客ミーティング
A チーム作業割り当て
A チーム作業管理
A プログラム改修
A プログラムチェック
B 試験項目作成
B 試験実施
B 試験結果確認
B 試験結果提出
A 就業前のメールチェック
A 退社準備

少しすっきりしましたね。

でも、まだちょっと多い。

 

そして次にやるのはほかの人に依頼できるか?
というタスクを考えていきます。

するとタスク一覧はこんな感じになります。

優先度 タスク 作業依頼可能
A 業務計画を立てる
A メールチェック
A タスク整理
A チーム勤怠管理
A 朝ミーティング開催
A 顧客ミーティング
A チーム作業割り当て
A チーム作業管理
A プログラム改修
A プログラムチェック
B 試験項目作成
B 試験実施
B 試験結果確認
B 試験結果提出
A 就業前のメールチェック
A 退社準備

これなら8時間ぐらいで何とか終わらせられる、
現実味が見えてきたのではないでしょうか。

自分以外の人でできることは徹底的に
人に依頼をかけていきます。

 

特に自分がやるより人に依頼したほうが、
速さと品質が担保されることは、
徹底的に人に依頼をかけましょう。

人にはどうしても得意不得意があるので、
自分がやるよりほかの人にお願いしたほうが、
良い事っていうのは必ずあります。

他人が苦手で自分が得意なことがあれば、
自分がやればよいですし、
自分がやるより人がやったほうが早いことは、
人に依頼することを心がけましょう。

お互いにこのような相互依存の関係を築き、
自分の生産性を高めることがカギとなります。

 

では次に作業線表を実際に立てていきます。

タスクの作業線表を立てる

作業線表を立てるときは、
時系列で作業を実施する順番を考えます。

この時に大事なのは、
大事なタスクを先に線を入れることです。

時系列順に時間割を埋めていくと、
途中で大事なタスクが時間的に入れられなくなったり、
それに気づかずに一日の終わりに慌てたり
するので大事なタスクは先に線を入れましょう。

これだけ意識していれば、
あとは作業順序などを考慮して線を入れましょう。

実際にやってみるとこんな感じ。

ここでは人に依頼する分も同じ時間軸で
書いているのですがこれはこれでよくて、
その空いた時間はそれまでにやっていたことを
ブラッシュアップするために使ったり、
休憩時間に使ってもよいわけです。

なので実質それで空いた時間は
心にゆとりが生まれますし、
たとえほかのタスクに遅れが生じたとしても、
リカバリーするための余裕も生まれるのです。

こうやって確実に今日のタスクを仕留めていきます。

 

この作業線表を立てるときによくやってしまいがちなのは、
自分の能力を過信したり、想定外を考慮しない、
ということです。

自分の能力を過信しているとどうしても、
無理やりにでもたくさんタスクを詰め込むことを
意識してしまって本当に大事な事が出来なかったり、

想定外を考慮して時間に余裕を持たせないと、
想定外が起こったときに計画がすべて破綻するからです。

仕事というのは時々刻々と変化するものです。

なので、この作業線表を柔軟に変更可能なものに
落とし込む必要があるのです。

そのためにわざと人に依頼する分も、
自分がやるかのように記載しておくことで、
過信を防ぎ、変化に対応できるようにしています。

こうすることで僕は柔軟かつ確実に
今日やるべきことをとらえて定時で帰宅しています。

何も考えずに徹底的に実行する

さて、作業線表が完成しました。

ここまで来たらあとは計画に沿って、
ただひたすらに黙々とタスクを消化していきます。

そして、終わったタスクにはチェックを入れて、
タスクが完了したことを記録しましょう。

タスクを確実に淡々と完了し、
チェックを入れていくのは達成感がありますし、
ゲーム感覚で作業を進めることができます。

 

ここでの注意点としては、
作業中は計画のことを一切考えない
ということです。

考える時間は先に取っているので、
後に同じことを考えるのは不毛だし、
時間の無駄でしかありません。

作業計画をちゃんと考えない人は、
一つ一つの作業を完了するたびに、
「次は何するんだっけ」
という無駄なことをしているので、
時間効率が非常に悪いです。

それというのも
作業するときと思考するときの
脳の使い方が全然違うので、
その切り替えに対してストレスを感じたり、
切り替わるのに時間がかかるので、
生産性は下がります。

なので、考えること、作業すること、
というのはきっぱりと分離することが大事です。

 

また、仕事は時々刻々と変化するものなので、
途中で緊急度が高い仕事が舞い込んでくること
があると思います。

そういう時はいったん作業を中断して、
その舞い込んできた仕事は本当に緊急度が高いか、
を考えて計画変更の必要性を考えます。

その時も考えるのは5分以内でやってください。

それ以上考えてわからないのであれば、
緊急度が高い可能性は低いので、
きっぱりと切り捨てましょう。

依頼してきた当人が緊急度が高いと思っているだけで、
実際の現場の業務全体として、
優先度や緊急度が高いとは限りません。

俯瞰的に考えて冷静に対処して自分の時間を守りましょう。

ぶっちゃけ言えば、
仕事を現場の業務全体を俯瞰的に考え、
優先度を決められる人ってほとんどいないです。

なので、当人が
「今日やらないといけない!」
と感じていることは、
当人が思っているだけの場合があるということ
を知っておきましょう。

そういうのは断って全く問題ありません。

無駄の極みです。

 

で、舞い込んできた仕事で、
本当に計画変更が必要な場合は、
10分で立て直しましょう。

その際に必要なのは、
何かのタスクと新たなタスクと入れ替える
ということです。

これまで頑張って計画を立てたのだから、
どうしても崩したくないと感じてしまうのが、
人間というものです。

ですが、それは主観でしかないので、
他のタスクと入れ替えるということをしましょう。

そこで役立つのが、
優先度付けをしたタスク一覧です。

その時に交代するタスクとしては、
Aではないものを削りましょう。

緊急で重要なタスクを死守する。

ということです。

B~Cの優先度に関しては、
今日必ずしも完了する必要はないタスクなので、
優先的に明日に回していきましょう。

それをしたところで、
今日以降の業務に影響が出るわけではないですし、
それで周りに文句を言われる筋合いはないのです。

だから、真っ先にB~Cのタスクは切り捨てましょう。

そうすることで、
定時退社を予定していた線表を死守することができます。

 

業務計画に基づいて作業を実施するときは、
計画変更時以外は何も考えずに作業をすること。

変更時は最大で15分で対処を済ませる。

これをやるだけで立てた計画を死守し、
やるべきこともちゃんとやって、
みんなハッピーの結果を出すことが出来るでしょう。

手帳で頑張らないタスク管理を

僕は手帳を徹底的に使いこなすことで、
自分の業務を完全にコントロールし、
定時退社デフォの人間になりました。

それどころか、
チーム全体のタスクを手帳に
落とし込むということもやっているので、
チーム全体の生産性の向上を図ることもできました。

なので、僕にとって手帳は無くてはならないものだし、
これからも使い続けることになると思います。

 

かつては、作業をたくさんすることが正義!
って思ってた僕ですが、
何も考えずに作業していると、
ただいたずらに時間が過ぎていくのです。

僕はそうやって多くの時間を仕事で無駄にしてきましたし、
疲労感も今の倍以上あったと思います。

頑張って長時間働けば、
やるべきことはできるかもしれません。

ですが、同じ量のタスクを短時間でこなせるのであれば、
そちらの方が圧倒的に生産的といえるのではないでしょうか。

長時間で大量のタスクをこなせるのは、
ある意味当たり前のことです。

人間に与えられた1日の時間は24時間ぽっきり。

ただ頑張るという行為には限界があるのです。

 

日本人は頑張り屋さんな人が多いので、
もうちょっと目の前のことをいかに楽にこなすか、
いかに短時間で終わらせるか、
ということを思考すべきだと思いますね。

僕にとっては仕事が人生のすべてではないので、
そういったことを考えまくってきました。

その結果が今回紹介した手帳術というわけです。

 

この記事で手帳で生産性を高めて
自分にとって本当に大切なことに
時間を使える人が増えたらいいなと思っています!

 

ここまで読んでいただきありがとうございます!

以上、わだっしーでした!

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