生産性という名の落とし穴。高速処理能力=生産性という勘違いについて。

どうもです!わだっしーです!

今回は
「高速処理能力=生産性という勘違い」
について話していきたいと思います。

 

俺って生産性高いんだぜー
って思っている人って多いと思うのですが、
結構勘違いしている人が多いなーと思っています。

生産性っていうと、
「いかに効率よく作業をするか?」
ということだと思っている人が多いのですが、
作業効率=生産性ではありません。

 

それを勘違いしてしまうと、
作業をたくさんこなせることが素晴らしい
と勘違いしてしまい、
大量に作業するだけの人間になってしまう
可能性が高いです。

しかも、そういう人は常に膨大なタスクを
抱えていることが多く、
それが原因で長時間残業に繋がったり、
体を壊してしまったりする人も現れます。

かく言う僕も生産性を勘違いしていた人間で、
膨大な量のタスクを処理することが素晴らしい
と思ってしました。

ですが、それをやりすぎたがゆえに、
超長時間残業をすることになって、
体を壊してしまったことがあります。

幸い大事には至りませんでしたが、
二度とそのような状態にはなりたくないと思ったし、
生産性というものを見直すきっかけになりました。

 

生産性というものを見直してからは、
残業時間も一気に減らすことができましたし、
アウトプットの質も高まったので、
これが生産性なのか!!
と実感することにも至っています。

心身ともに余裕があり、
プライベートの時間も十分に確保できているので、
膨大な作業に追われている人は、
今回の記事が生産性について見直すきっかけ
になったらいいなと思っています。

作業効率と生産性は違う

作業効率と生産性というのは、
凄く似ているし近いものはあるのですが、
イコールにはなりません。

これを勘違いするととても怖いので、
しっかりと押さえておきましょう。

 

 

作業効率というのは、
「1つあたりのタスクにかかる時間を減らすこと」
になりますが、
これだけだと膨大なタスクがあったときに、
抱えきれなくなってしまいます

膨大な作業をいかにコンプリートするか、
と考えて一生懸命仕事をして完遂すれば、
それは達成感になりますし、
俺はデキる人間だ!!
って思えてきますよね。

でも、残業時間はすごいことになっているし、
残業によって工数は悪化しているしで、
結果的に会社の利益を食いつぶしていたり。

結果として大きな結果を生み出しているわけ
ではありませんでした。

 

 

一方で生産性というのは、
「インプットに対するアウトプットの割合」
ということを表していて、
作業効率とは似て異なるものです。

ヒト・モノ・カネ・情報などのインプットに対して、
成果物というアウトプットはどれぐらいの価値があるか。
ということを生産性といいます。

 

例えば、
「一日に10個のタスク」
があるとします。

前提として、他の人との作業の折り合いだったり、
業務の時間的都合だったりで、
10個のタスクをこなすには15時間より
減らすことはできないものとします。

こういったことは、
普段業務をされている方であれば、
よくあることだと思います。

で、生産性を高めるとどのように変わるかというと、
「本当に10個もやる必要があるのか?」
ということを考えたり、
「それは本当に強でないといけないのか?」
ということを考えるようになります。

そして、タスクを10個ではなく7個まで減らすとか、
タスクの10個のうち5個をほかの手が空いている人に、
やってもらうようにするとか、
インプットを減らす
という行為が発生するのです。

こうすることで1つ当たりのタスク
にも集中できるようになりますし、
集中している分アウトプットの質も高まります。

元々やる必要がないものはそもそも、
やる必要はありませんし、
自分じゃなくてもできることは、
他の人がやっても別に問題はないわけです。

 

 

作業効率と生産性の意味はこのようになるのですが、
作業効率だけだと何がダメなのか?
というところが少し見えてきたのではないでしょうか。

作業効率だけを高めることっていうのは、

  • 無駄なこともやってしまう
  • 自分がやらなくてもいいこともやってしまう

という危険をはらんでいるのです。

つまり、
作業効率を上げるだけでは足りない
ということなのです。

 

作業効率を上げるというのは意外と簡単で、
ネットで
「エクセル 効率化」
「パソコン ショートカット」
とか調べればすぐにわかるので、
多くの人が取り組んでいることだと思います。

ですが、生産性についてちゃんと勉強している人って、
めちゃめちゃ少ないですし、
それを真剣に考えている人もなかなかいないので、
「作業効率=生産性」
という勘違いをしてしまう人って多いのです。

 

僕がその典型だったのですが、
もう地獄のような作業量をたった一人で
ただひたすらにこなしていました。

毎日朝から終電まで働いて、
人の5倍の量のタスクをたった一人でこなしていました。

それができることで
「俺の生産性は誰よりも高い!!」
とか思っていましたし、
正直レベル低かったなーって思います。

作業量がとんでもなく増え続けて、
次第に体もだんだんおかしくなって、
病院通いになったりもしました。

あの時は本当に辛かったですねー

 

ですが、それがきっかけで生産性について
しっかりと勉強したり、
考えるようになりました。

もう二度とあんな思いをしたくないという
想いで足りない頭を振り絞って
生産性を高めることに注力しました。

そうしたら労働時間はどんどん減っていったし、
1つ1つのアウトプットの質も高まったので、
生産性ってマジで大事だなーと思いました。

おかげでこうやってブログも書けるだけの
時間も作れるようになりましたし、
もっと生産性を高めて、
自分のやりたいことをどんどん消化できる
兆しが見えてきて楽しいですね。

だから、作業効率を高めることにおぼれると、
マジでいいことないなーって思います。

 

生産性を高めるための方法

じゃあ、生産性を高めるためには
どのようなことをしていけばいいかということを
話していきたいと思います。

生産性を高める方法は大きく分けると2つあります。

  • 作業効率を高める
  • インプットを厳選する

 

 

まず、作業効率を上げるということですが、
生産性を高めるうえでは大前提になります。

ネットで調べればすぐに出てきますし、
そういった調べたことを実践するということが
大事になってきます。

ネットで調べて出てくるということは、
「いかに作業を早く終わらせるか?」
ということを考えている人は
たくさんいるということですね。

だからこれはそんなに難しい事じゃないんですよね。

 

例えば、パソコンスキルとかは典型的です。

パソコンのショートカットキーを
使いこなせるようになるとか、

Officeでマクロを組んで自動化できる
データ入力・整理は自動化するとか、

タイピングスピードを高速化するとか、

色んな作業効率化方法があります。

そういった作業効率の改善法は、
ネットや書籍にいくらでも情報が落ちているので、
そういったことを調べて実行するだけで
改善することができます。

しかもそういった調べる能力を高めておくことで、
わからないことを速攻で解決できる
という点でも効率改善になります。

作業効率を高めるという行為は、
日々積み重ねることでかなり向上することができます。

1日5分だけ作業効率方法を調べて実践する、
というだけでもかなり作業効率は向上します。

 

これは僕が過去に実践していたことですが、
一時期、
1日1個Windowsやブラウザのショートカットキーを覚える。
ということをやっていました。

結果的に使わないものも多かったのですが、
それでも作業効率はすごく改善されましたし、
マウスをほとんど使わずにパソコンを扱うことも
出来るようになったので、
人が僕の作業画面を見たときに
早すぎて何をしているかわからない

状態にまでになりました。

やったことは至極単純で、
ショートカットキーを1日1個覚えた
だけです。

例えばGoogle Chromeのショートカットキーなら、
[ctrl] + [数字] で開きたいタブを直接変えられるとか。

[ctrl] + [PageUp], [PageDown] で、表示しているタブの隣を表示出来たり。

そういうのは結構便利だったりしますし、
すげー地味なんですけれども、
マウスやトラックパッドを使うより圧倒的に早いです。

これだけで一日に2~3分ぐらいは時短できます。

たかが2~3分と思うかもしれませんが、
これが結構大きかったりします。

一つ一つの時間へのインパクトは少ないですが、
小さな時短を積み重ねれば積み重ねれば、
数十分、数時間という時短につながるのです。

こう考えると、
小さなこと積み重ねることの重要性が
理解できるんじゃないかなーと思います。

逆にやっていない人のほうが多いので、
これだけでも十分に生産性の向上には貢献しますね。

ただ、以下の話も実践しないと、
僕のように人の5倍作業することに
なったりするので要注意です。

 

 

次にインプットの厳選です。

ここでいうインプットはとりあえず、
タスクという意味でとらえてもらっても結構です。

厳密にはタスクだけではないのですが、
わかりやすくするために、
タスクという点でとらえていただければ思います。

 

まず最初にやるべきことは、
タスクを洗い出すということです。

この時のポイントとしては、
タスクを洗い出しまくるということで、
直感的にバーッと出しまくるということです。

これをしないと自分では気づいていなかった、
重要なタスクを取りこぼしたり、
優先度をつけるときに間違ったりするので、
あまり重要層ではないことも洗い出しましょう。

あと、もう一つ大事なのでできるだけ細かく
洗い出すということで、
慣れないうちは本当に細かくやったほうがいいです。

どれぐらい細かくすればいいかというと、
例えば資料を作成するとなったとして、
洗い出すを本当に細かく書いていくと、

  • 既存のフォーマットを探す
  • 無ければフォーマットを考える
  • 資料の構成を考える
  • 資料に必要な情報を収集する
  • 資料を執筆する
  • 資料を見直す
  • 資料を人に見てもらう
  • 資料を提出する
  • 資料の受信者に受け取った旨を確認する

といった感じになります。

これをすることの何が良いかというと、
作業に対するイメージが明確になるので、
作業に一切の迷いがなくなるので、
作業により集中することができるようになります。

これがないと、
「えーとまずはフォーマットを探してー、、」
↓フォーマット見つかった
「次は資料の構成を考えなきゃ。」
↓資料の構成を考えた
「じゃあ次は、、、情報収集か」
↓情報収集
・・・・

といった感じで
思考→作業→思考→作業→思考→・・・・
の切り替えが必要で、
脳みその使い方を切り替えないといけないので、
タイムロスが大きいですし、
脳への負荷が大きいのでストレスにもなります。

事前にこういった作業項目を洗い出しておくと、
どのようになるかというと、
作業→作業→作業→作業
といった感じで脳みその切り替え作業が一切発生しません。

タイムロスがないだけでなく、ストレスも減ります。

なので、こういった洗い出しは
細かくやったほうがいいのです。

時間がかかるように思いますが、
一日の作業タスクの洗い出しは5分もかからないので、
それだけで一日の作業効率が大幅に改善されるので
あればやったほうがいいですよね。

 

次にインプットを削るということをします。

削るというのは削れるタスクがあるか、
人に依頼できることはあるのか、
ということをすることです。

先ほどの資料作成の例でみていくと、
下記の作業項目からは赤文字の部分を人に依頼、
青文字は削れそうです。

  • 既存のフォーマットを探す
  • 既存フォーマットが無ければフォーマットを考える
  • 資料の構成を考える
  • 資料に必要な情報を収集する
  • 資料を執筆する
  • 資料を見直す
  • 資料を人に見てもらう
  • 資料の手直しをする
  • 資料を提出する
  • 資料の受信者に受け取った旨を確認する

なので、黒文字の部分だけ、
自分はやればよいということです。

赤文字の部分は誰でもできるので、
部下や後輩、同僚で手が空いている人に依頼しても
問題なさそうですし、
青文字の部分
「資料を人に見てもらう」
というところで作業を吸収できそうです。

それで実際に人に依頼をかけてみて、
依頼しきれなかった部分は自分でやればいいし、
それでも十分に作業項目は減らせるというのは、
理解できると思います。

話は少し戻っちゃいますが、
作業を細かく分解していると、
人に依頼したときに受ける側のハードルも低くなるので、
細かく分解するのはかなり大事ですね。

 

じゃあ最後に優先度の決定です。

先の赤文字、青文字の部分を削除できたとして、
自分がやるべき作業は下記の4つになります。

  • 既存フォーマットが無ければフォーマットを考える
  • 資料の構成を考える
  • 資料を執筆する
  • 資料の手直しをする

ここまでくれば簡単で、
どれからやれば効率がいいか?
ということを考えればいいだけです。

順番を考えるとこのようになります。

  1. 資料の構成を考える
  2. 既存フォーマットが無ければフォーマットを考える
  3. 資料を執筆する
  4. 資料を手直しする

人に資料のフォーマットを探してもらっている間に、
資料の構成を考えることはできるので、
先にそっちをやったほうが効率がよさそうです。

で、フォーマットが無かったらなかったで、
後で考えればいいですよね。

で、人に集めてもらった情報をもとに、
資料を執筆すると。

で、執筆したら人に見直しを依頼して、
手直しが必要だったら直して、
人に提出と確認を依頼。

 

こんな感じでインプットは厳選することができます。

インプットを厳選して整理すると、
作業が少なくなりますし、
やることがすごくシンプルになります。

ストレスも少なくなるので、
絶対にやったほうがいいですね。

僕はチームの管理もあるので、
作業計画の段階で、
15分ぐらいでチーム全体のタスクを整理して、
チーム全体の生産性を高めています。

これをやっているおかげで、
僕のチームにいる人はかなり楽だと思いますね笑

残業する人ってほとんどいないですし。

効果のほどは実証済みです。

 

 

と、まあ、こんな感じで生産性は高めることができます。

生産性が高まれば業務評価も上がりますし、
自分の市場価値も高まるので、
ぜひやってみてほしいなと思います。

作業効率におぼれていた僕からのお願いです笑

 

生産性を高めて選択肢を増やそう

生産性を高めることで、単純に時間が増えます。

それによって人生の選択肢も広がります。

 

時間があればその時間で自分のやりたいことに
集中して取り組めるようになりますし、
もっと仕事をしてより大きな結果を
目指していくことが可能です。

自分の趣味に時間を使ってもいいし、
仕事のためにもっと時間を使ってもいいし、
家族と一緒にいる時間を増やしてもいいし、

人生の選択肢は無限に広がります。

 

生産性という意味を履き違えると、
僕のような作業地獄に陥って、
体を壊すことにもなりかねません。

僕は仕事をするために生きているわけではないので、
作業地獄には二度と陥りたくはないし、
もっと面白いことに時間を使いたいって思っています。

時間がなければ自分のやりたいことすら
やることができないし、
それが普通だと思ってしまったら、
本当にもったいないことをしているなって思います。

時間は有限なので有効活用できるように、
生産性の知識は誰もが身に着けるべきだし、
実践する必要があると思っています。

 

なので、今回の記事を通して、
生産性を高めて人生の自由度を高めようと
思ってくれる人が1人でも現れたらうれしいなと思っています。

 

 

ここまで読んでいただきありがとうございます!

以上、わだっしーでした!

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最後まで読んでいただきありがとうございました。


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